L’assemblée générale est le moment le plus important de la vie d’une copropriété. C’est là que se votent les budgets, que se décident les travaux, que se renouvellent les mandats — et que peuvent éclater les conflits entre voisins.

Convoquer une assemblée générale de copropriété est l’une des missions les plus importantes du syndic bénévole. Entre les délais légaux, les convocations, l’ordre du jour et les documents obligatoires, une erreur de procédure peut entraîner la contestation des décisions votées.

Pour un syndic bénévole, convoquer une assemblée générale représente souvent le défi le plus stressant de l’année. Les délais légaux à respecter, les documents à préparer, l’ordre du jour à construire, les règles de vote à maîtriser — une seule erreur peut suffire à faire annuler l’assemblée et toutes les décisions qui y ont été prises.

Et pourtant, avec une bonne organisation et les bons réflexes, convoquer une assemblée générale est tout à fait accessible à un syndic bénévole sérieux.

Dans ce guide complet, vous trouverez :

• les trois types d’assemblées générales et quand les utiliser ;
• les délais légaux à respecter absolument ;
• le contenu exact d’une convocation conforme ;
• les étapes clés le jour J et après l’AG ;
• et un modèle de convocation simplifié à télécharger gratuitement.

Que vous organisiez votre première AG ou que vous cherchiez à sécuriser une procédure déjà en place, ce guide est fait pour vous.

1. Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriété ?

L’assemblée générale est l’organe décisionnel de la copropriété. C’est la réunion annuelle — obligatoire — au cours de laquelle l’ensemble des copropriétaires se retrouve pour prendre collectivement les décisions qui concernent l’immeuble.

Son fonctionnement est encadré par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967. Ces textes définissent précisément qui peut convoquer une AG, dans quels délais, avec quels documents, et selon quelles règles de vote. Le syndic bénévole n’a donc pas à inventer les règles — il doit les appliquer.

Ce qui se décide en assemblée générale :

Concrètement, l’AG est le seul endroit où peuvent être votées les décisions importantes de la copropriété. Parmi les sujets les plus courants :

l’approbation des comptes de l’exercice écoulé, le vote du budget prévisionnel pour l’année à venir, la décision de réaliser des travaux sur les parties communes, le renouvellement ou le changement de syndic, la modification du règlement de copropriété, et le choix des prestataires principaux — gardien, assureur, entreprises d’entretien.

Qui peut participer ?

Tout copropriétaire a le droit de participer à l’assemblée générale, en personne ou représenté par un mandataire de son choix — un autre copropriétaire, un proche, ou toute autre personne. Le syndic bénévole, en tant que copropriétaire élu, participe lui aussi au vote sur les résolutions qui le concernent, sauf exceptions prévues par la loi.

Combien de fois par an ?

La loi impose au minimum une assemblée générale par an — c’est l’AG ordinaire. Des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées à tout moment si la situation l’exige. Nous y reviendrons dans la section suivante.

2. Les 3 types d’assemblées générales

Toutes les assemblées générales ne se ressemblent pas. En copropriété, il en existe trois types, chacun répondant à une situation précise et à des règles spécifiques.

L’assemblée générale ordinaire — l’AG annuelle obligatoire

C’est la réunion incontournable de la vie de la copropriété. Elle doit se tenir au moins une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. C’est lors de cette AG que sont approuvés les comptes de l’année écoulée, que le budget prévisionnel est voté, que le mandat du syndic est renouvelé ou non, et que les décisions courantes de gestion sont prises.

Pour un syndic bénévole, c’est l’AG qu’il organisera chaque année sans exception. Elle suit un déroulé relativement standardisé, ce qui la rend plus facile à préparer une fois qu’on en maîtrise les étapes.

L’assemblée générale extraordinaire — quand la situation l’exige

L’AG extraordinaire peut être convoquée à tout moment de l’année, dès qu’une décision urgente ou importante ne peut pas attendre la prochaine AG ordinaire. Les situations les plus fréquentes : des travaux urgents sur les parties communes, un sinistre important, une décision financière exceptionnelle, ou un conflit grave entre copropriétaires nécessitant un arbitrage collectif.

Elle suit les mêmes règles de convocation que l’AG ordinaire — délai de 21 jours, ordre du jour précis, documents joints — mais son ordre du jour est limité aux seuls points qui justifient sa convocation. On ne profite pas d’une AG extraordinaire pour voter le budget annuel.

N’importe quel copropriétaire représentant au moins un quart des voix peut demander au syndic de convoquer une AG extraordinaire. Si le syndic refuse ou ne répond pas, le copropriétaire peut saisir le président du conseil syndical ou le tribunal.

L’assemblée générale d’urgence — quand chaque heure compte

L’AG d’urgence est un cas particulier de l’assemblée générale extraordinaire, convoquée lorsqu’une situation grave menace immédiatement la sécurité des personnes ou l’intégrité de l’immeuble. Elle répond à une logique simple : certaines décisions ne peuvent pas attendre 21 jours.

Les situations qui justifient une AG d’urgence sont rares mais réelles : un effondrement partiel de façade, une inondation majeure des parties communes, une installation électrique présentant un danger immédiat, ou tout sinistre nécessitant des travaux dont le coût dépasse les pouvoirs habituels du syndic.

Ce que la loi permet au syndic en cas d’urgence

Avant même de convoquer une AG d’urgence, le syndic bénévole dispose d’un pouvoir important : il peut engager seul les travaux strictement nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, sans attendre l’autorisation de l’assemblée générale.

C’est ce que prévoit l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Il doit cependant en informer immédiatement les copropriétaires et convoquer une AG dans les meilleurs délais pour ratifier sa décision et voter le financement des travaux.

Les règles de convocation allégées

En situation d’urgence avérée, le délai légal de 21 jours peut être réduit. La convocation doit être envoyée dans les meilleurs délais, par tout moyen permettant d’en accuser réception — courrier recommandé, email avec accusé de réception, ou remise en main propre contre signature. L’ordre du jour doit être strictement limité aux décisions liées à la situation d’urgence.

Un point de vigilance important : le syndic bénévole doit être en mesure de justifier le caractère urgent de la situation. En cas de contestation, c’est à lui de prouver que la convocation dans les délais normaux aurait aggravé le préjudice. Garder une trace écrite de chaque décision prise en urgence — photos, devis, emails, rapports d’intervention — est donc indispensable.

3. Les délais légaux à respecter absolument

Les délais de convocation sont l’une des causes les plus fréquentes d’annulation d’une assemblée générale. Un seul copropriétaire mécontent peut saisir le tribunal dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal — et obtenir l’annulation de toutes les décisions prises ce jour-là. La rigueur sur ce point n’est donc pas une option.

Entre les délais de convocation, les pièces obligatoires et les documents à conserver, beaucoup de syndics bénévoles utilisent aujourd’hui des outils numériques pour éviter les oublis et centraliser les informations importantes.

Le délai minimum de 21 jours

La loi impose un délai minimum de 21 jours entre l’envoi de la convocation et la date de l’assemblée générale. Ce délai court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au copropriétaire — pas à compter de sa réception effective.

Exemple concret : si vous envoyez votre convocation par lettre recommandée le 1er juin, la date de première présentation est le 2 juin. Votre AG ne peut pas se tenir avant le 23 juin.

Ce délai s’applique à l’AG ordinaire et à l’AG extraordinaire. Seule l’AG d’urgence peut y déroger, sous conditions strictes comme nous l’avons vu.

Les documents à joindre dans ce délai

La convocation ne s’envoie pas seule. Plusieurs documents doivent obligatoirement l’accompagner, sous peine de nullité de l’AG :

Pour une AG ordinaire, vous devez joindre l’ordre du jour détaillé, les comptes de l’exercice écoulé accompagnés de leur annexe, le budget prévisionnel pour l’exercice à venir, le formulaire de vote par correspondance, et tout document nécessaire à l’information des copropriétaires sur les résolutions soumises au vote — devis de travaux, contrats à renouveler, etc.

L’envoi de ces documents dans le délai légal est aussi important que le délai lui-même. Un copropriétaire qui n’a pas reçu les pièces nécessaires à temps peut contester la validité du vote sur la résolution concernée.

Le délai de convocation du conseil syndical

Si votre copropriété dispose d’un conseil syndical, le syndic bénévole doit le consulter avant l’AG — idéalement plusieurs semaines à l’avance — pour construire l’ordre du jour. Cette consultation n’est pas soumise à un délai légal strict, mais elle est fortement recommandée pour éviter les conflits de dernière minute sur les points à soumettre au vote.

Ce qui se passe si le délai n’est pas respecté

Une convocation envoyée hors délai expose l’ensemble de l’AG à une demande d’annulation judiciaire. Le délai de recours est de deux mois à compter de la notification du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants.

En pratique, si vous réalisez que vous avez envoyé la convocation trop tard, deux options s’offrent à vous : reporter l’AG à une date permettant de respecter le délai légal, ou obtenir l’accord écrit de l’ensemble des copropriétaires pour maintenir la date malgré le délai non respecté. Cette deuxième option est risquée et déconseillée sauf unanimité absolue et tracée par écrit.

Le conseil pratique:

Planifiez votre AG au moins deux mois à l’avance. Cela vous laisse le temps de préparer les documents, de consulter le conseil syndical, de collecter les devis nécessaires et d’envoyer la convocation dans les règles. Un syndic bénévole qui convoque son AG à la dernière minute s’expose inutilement à des contestations évitables.

4. Que doit contenir une convocation ?

Une convocation d’assemblée générale n’est pas un simple carton d’invitation. C’est un document juridique dont le contenu est précisément encadré par le décret du 17 mars 1967. Un oubli — même mineur — peut suffire à fragiliser la validité de l’AG entière.

Voici ce que doit contenir une convocation conforme, sans exception.

Les mentions obligatoires de la convocation

La convocation doit indiquer l’identité du syndic qui convoque, le nom et l’adresse de la copropriété concernée, la date, l’heure et le lieu précis de la réunion — une salle commune, un local de quartier, ou tout autre lieu accessible à tous les copropriétaires. Elle doit également mentionner l’ordre du jour complet et détaillé, point par point. Un ordre du jour vague du type « questions diverses » ne suffit pas — chaque résolution soumise au vote doit être clairement identifiée et libellée.

Les documents à joindre obligatoirement

La convocation seule ne suffit pas. Selon les résolutions inscrites à l’ordre du jour, plusieurs documents doivent l’accompagner :

Pour toute AG ordinaire, vous devez joindre les comptes de l’exercice écoulé avec leur annexe détaillée, le budget prévisionnel pour l’année à venir, l’état des impayés de la copropriété, et le projet de résolutions soumises au vote. Si des travaux sont à l’ordre du jour, les devis correspondants doivent également être joints — sans quoi le vote sur ces travaux peut être contesté.

Le formulaire de vote par correspondance est également obligatoire depuis la loi ELAN de 2018. Tout copropriétaire qui ne peut pas assister à l’AG doit pouvoir voter par écrit sur chaque résolution. Ce formulaire doit lui permettre de voter pour, contre ou de s’abstenir sur chacun des points de l’ordre du jour.

Les pouvoirs et mandats

Un copropriétaire qui ne peut pas assister à l’AG peut donner pouvoir à un mandataire — un autre copropriétaire, un proche, ou toute autre personne de son choix. Le syndic bénévole peut également recevoir des pouvoirs, dans la limite fixée par la loi : il ne peut pas détenir plus de trois pouvoirs, sauf si le total des voix qu’il représente n’excède pas 5% des voix de la copropriété.

Le formulaire de pouvoir doit être joint à la convocation pour faciliter son utilisation par les copropriétaires absents.

L’ordre du jour — le point le plus délicat – modèle gratuit

L’ordre du jour est le cœur de la convocation. Il détermine ce qui peut être voté ou non lors de l’AG — aucune résolution ne peut être soumise au vote si elle ne figure pas à l’ordre du jour envoyé avec la convocation.

Sa construction doit être rigoureuse. Chaque point doit être libellé de façon claire et précise, en indiquant la nature de la décision à prendre et la majorité requise pour son adoption. Un point mal libellé — trop vague ou incomplet — peut entraîner l’annulation du vote correspondant.

Les copropriétaires peuvent demander l’inscription de points supplémentaires à l’ordre du jour, à condition de le faire suffisamment tôt avant l’envoi de la convocation. Cette demande doit être adressée au syndic par lettre recommandée.

Convoquer une assemblée générale de copropriété – télécharger notre modèle gratuit ?

Pour vous faire gagner du temps, ZEYRIX met à disposition un modèle de convocation d’assemblée générale gratuit, conforme à la réglementation en vigueur. Il intègre toutes les mentions obligatoires, l’ordre du jour type, la checklist des documents à joindre et le rappel des délais légaux.

La checklist complète avant d’envoyer:

Avant d’envoyer votre convocation, vérifiez que vous avez bien inclus :

☐ Les mentions obligatoires (identité syndic, adresse copropriété, date, heure, lieu)

☐ L’ordre du jour complet et détaillé point par point

☐ Les comptes de l’exercice écoulé et leur annexe

☐ Le budget prévisionnel

☐ L’état des impayés

☐ Les devis pour les travaux à voter

☐ Le formulaire de vote par correspondance

☐ Le formulaire de pouvoir

☐ Tout document nécessaire à l’information des copropriétaires sur chaque résolution

5. Comment envoyer la convocation ?

L’envoi de la convocation est une étape aussi importante que son contenu. Un document parfaitement rédigé mais mal envoyé peut rendre l’ensemble de l’AG contestable. La loi encadre précisément les modes de notification acceptés.

La lettre recommandée avec accusé de réception — la référence

C’est le mode d’envoi historique et le plus sûr juridiquement. La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) garantit une preuve d’envoi et une preuve de première présentation au destinataire. C’est cette date de première présentation — et non la date de réception effective — qui fait courir le délai légal de 21 jours.

Point pratique : si le copropriétaire est absent lors du passage du facteur, La Poste laisse un avis de passage. Le recommandé est mis en instance pendant 15 jours. Passé ce délai sans retrait, il est retourné à l’expéditeur. Dans ce cas, la convocation est réputée avoir été présentée à la date du premier avis de passage — le délai de 21 jours court quand même. Conservez précieusement les accusés de réception et les avis de non-retrait.

La remise en main propre contre émargement

La loi autorise également la remise en main propre de la convocation, à condition d’obtenir une signature du copropriétaire sur un registre ou un récépissé daté. Ce mode est pratique pour les très petites copropriétés où tous les copropriétaires se connaissent et sont facilement accessibles. Il présente cependant un risque : si un copropriétaire refuse de signer ou conteste avoir reçu le document, vous n’avez pas de preuve opposable. Réservez ce mode aux situations où vous êtes certain d’obtenir la signature.

Ce qui n’est pas accepté

Un email simple, un SMS, un message WhatsApp ou une affiche dans le hall de l’immeuble ne constituent pas une convocation valide au sens de la loi. Même si tous les copropriétaires semblent d’accord et bien informés, l’absence de preuve d’envoi conforme suffit à rendre l’AG contestable. Ne prenez pas ce risque.

Les erreurs les plus fréquentes à éviter

Envoyer la convocation à une ancienne adresse sans vérifier que le copropriétaire n’a pas déménagé est l’erreur la plus courante. Chaque copropriétaire a l’obligation de notifier au syndic tout changement d’adresse — mais en pratique, c’est souvent oublié. Vérifiez votre carnet d’adresses avant chaque envoi.

Envoyer la convocation sans les documents joints est également fréquent, surtout quand les pièces comptables ne sont pas prêtes à temps. Si vous n’êtes pas en mesure de joindre tous les documents requis dans le délai légal, il vaut mieux reporter l’AG plutôt que de risquer une annulation.

Enfin, ne confondez pas date d’envoi et date de première présentation. C’est la date à laquelle La Poste tente de remettre le courrier qui fait foi — pas la date à laquelle vous avez déposé votre enveloppe au bureau de poste. Envoyez toujours vos convocations avec quelques jours de marge supplémentaires.

CONCLUSION

Organiser une assemblée générale en tant que syndic bénévole n’est pas une mince affaire. Délais légaux, documents obligatoires, ordre du jour, modes d’envoi, règles de vote — chaque étape est encadrée par la loi, et une erreur peut suffire à fragiliser l’ensemble de la procédure.

Mais avec les bons réflexes et les bons outils, cette mission devient tout à fait maîtrisable. Des milliers de syndics bénévoles organisent chaque année des assemblées générales conformes, sans formation juridique préalable — simplement en étant rigoureux et organisés.

Utilisez le modèle de convocation gratuit mis à disposition dans cet article comme point de départ. Adaptez-le à votre copropriété, vérifiez vos délais, joignez tous les documents requis — et votre AG sera sur de bons rails.

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C’est exactement pour ça que nous avons créé ZEYRIX.

ZEYRIX est l’application mobile pensée pour les syndics bénévoles qui veulent gérer leur copropriété en toute confiance et en toute sécurité. Concrètement, ZEYRIX vous accompagne à chaque étape du parcours :

Avant l’AG — centralisez vos documents, préparez votre ordre du jour, générez votre convocation conforme et suivez vos délais d’envoi sans risque d’oubli.

Pendant l’AG — accédez à tous vos documents en temps réel, suivez les votes, gérez la feuille de présence et les pouvoirs depuis votre téléphone.

Après l’AG — rédigez et archivez votre procès-verbal, notifiez les copropriétaires, suivez l’application des décisions votées et gardez une trace complète de chaque action engagée.

Plus d’improvisation. Plus de doute sur les délais. Plus de documents éparpillés.

ZEYRIX transforme une obligation stressante en une procédure maîtrisée — pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel : bien gérer votre copropriété, en toute transparence, avec vos voisins.

FAQ:

Peut-on tenir une AG sans syndic ?

Non. La loi impose qu’une assemblée générale soit convoquée et présidée par le syndic en exercice. En l’absence de syndic, les copropriétaires peuvent saisir le tribunal pour désigner un administrateur provisoire chargé d’organiser l’AG et d’élire un nouveau syndic.

Que se passe-t-il si un copropriétaire ne reçoit pas la convocation ?

Si la convocation a été envoyée à la bonne adresse dans les délais légaux, l’AG reste valide même si le copropriétaire ne l’a pas retirée. En revanche, si l’envoi est prouvé défaillant — mauvaise adresse, absence d’accusé de réception — ce copropriétaire peut contester les décisions prises. Conservez systématiquement toutes vos preuves d’envoi.

Peut-on ajouter un point à l’ordre du jour après envoi de la convocation ?

Non. Une fois la convocation envoyée, l’ordre du jour est figé. Aucune résolution ne peut être soumise au vote si elle ne figure pas dans la convocation initiale. Si un point urgent doit être ajouté, il faut convoquer une nouvelle AG ou une AG extraordinaire.

Combien de temps faut-il conserver les procès-verbaux d’AG ?

Les procès-verbaux d’assemblée générale doivent être conservés pendant dix ans. Plus généralement, l’ensemble des documents de la copropriété — contrats, factures, documents comptables — doit être conservé et transmis au syndic suivant en cas de changement.

Un copropriétaire peut-il contester une décision votée en AG ?

Oui. Tout copropriétaire opposant ou défaillant lors de l’AG dispose d’un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour contester une décision en justice. Passé ce délai, les décisions deviennent définitives et ne peuvent plus être attaquées sur la forme.

ZEYRIX peut-il m’aider à préparer et envoyer mes convocations ?

Oui. ZEYRIX intègre un module de préparation des assemblées générales qui vous guide étape par étape : construction de l’ordre du jour, génération de la convocation conforme, suivi des délais d’envoi et archivage automatique des documents. Plus de risque d’oubli, plus de stress de dernière minute.