Un notaire vous demande l’état daté pour une vente, et vous ne savez pas par où commencer ? C’est normal — ce document a la réputation d’être technique, voire intimidant, alors qu’avec la bonne méthode, il se remplit étape par étape sans drame.

Contrairement au pré-état daté que le vendeur peut préparer lui-même, l’état daté ne peut être établi que par vous, le syndic — bénévole ou professionnel, la loi ne fait aucune distinction. C’est un document engageant : il photographie la situation comptable exacte du lot vendu, avec une validité de seulement un mois, et une erreur peut avoir des conséquences directes sur la vente comme sur votre propre responsabilité.

Dans ce guide, on détaille les trois parties de l’état daté point par point, on clarifie le rôle souvent mal compris du certificat de l’article 20, et on vous propose un générateur gratuit calqué sur le modèle approuvé par le Conseil Supérieur du Notariat, avec une aide à chaque ligne pour savoir exactement où trouver l’information demandée.

Qu’est-ce que l’état daté et qui peut l’établir ?

L’état daté est un document comptable précis, établi à la demande du notaire ou du copropriétaire vendeur, juste avant la signature de l’acte authentique de vente. Sa base légale est l’article 5 du décret n°67-223 du 17 mars 1967, récemment modifié par le décret n°2025-1292 du 22 décembre 2025.

Contrairement au pré-état daté, qui peut être préparé en grande partie par le vendeur lui-même, l’état daté ne peut être établi que par le syndic — qu’il soit bénévole ou professionnel, la loi ne fait ici aucune distinction. C’est une compétence exclusive : ni le notaire, ni le vendeur, ni même le conseil syndical ne peuvent s’en charger à votre place.

Le document répond à une question simple en apparence, mais qui demande une vraie rigueur comptable : à la date de la vente, qui doit de l’argent à qui ? Il se structure en trois parties — ce que le vendeur doit encore au syndicat, ce que le syndicat doit au vendeur, et ce qui incombera au nouvel acquéreur — complétées par une annexe et, séparément, par le certificat de l’article 20.

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Les 3 parties de l'état daté, expliquées simplement

L'état daté, c'est avant tout un document comptable. Pas une formalité de plus — une vraie photo de la situation financière du lot le jour de la vente. Le modèle officiel le découpe en trois parties. Chacune répond à une question simple.

Partie 1 : ce que le vendeur doit au syndicat

C'est la partie la plus garnie. On y recense tout ce que le vendeur doit encore au syndicat au moment de la vente : les appels de charges qu'il n'a pas réglés, les appels de fonds pour des travaux votés en AG qu'il n'a pas payés, les charges impayées des exercices précédents, les avances diverses dues, et les frais de délivrance de l'état daté lui-même.

En tant que syndic bénévole, c'est dans le compte individuel du vendeur que vous allez chercher ces chiffres, ligne par ligne.

Partie 2 : ce que le syndicat doit au vendeur

Surprise — ça marche dans les deux sens. Parfois, c'est le syndicat qui doit de l'argent au vendeur. Si le vendeur a versé plus que sa part sur l'avance de réserve ou d'autres avances, le trop-perçu lui revient. Si son solde de compte individuel est positif à la clôture du dernier exercice approuvé en AG, c'est au vendeur aussi. Ces sommes viennent en déduction de la partie 1. La différence détermine ce qui est reporté dans le certificat de l'article 20.

Partie 3 : ce qui incombera au nouvel acquéreur

L'acheteur prend la suite — et avec lui arrivent des obligations financières. Deux grandes catégories : la reconstitution des avances (l'avance de réserve reste propriété du syndicat après la vente, l'acquéreur devra la reconstituer à son nom), et les provisions non encore exigibles — appels de fonds déjà votés en AG mais pas encore lancés, ou travaux votés dont les échéances n'ont pas encore été envoyées. Pour ce dernier point, si des travaux ont été votés sur plusieurs mois, le détail date par date peut être calculé directement avec le simulateur travaux ZEYRIX.

L'annexe : historique et procédures en cours

L'annexe ne change pas les montants. Elle informe. Et elle est obligatoire. Elle doit mentionner la quote-part du lot dans les budgets des deux derniers exercices — ce qui a été appelé et ce qui a réellement été payé, pour les charges courantes comme pour les travaux. L'existence ou non de procédures judiciaires en cours concernant le syndicat ou ce lot — si oui, l'objet et l'état de la procédure doivent être précisés. 

L'annexe ne change pas les montants. Elle informe. Et elle est obligatoire.

Elle doit mentionner trois choses.

La quote-part du lot dans les budgets des deux derniers exercices — ce qui a été appelé et ce qui a réellement été payé, pour les charges courantes comme pour les travaux. En clair : l'historique de ce que ce lot a coûté à la copropriété sur les deux dernières années.

L'existence ou non de procédures judiciaires en cours concernant le syndicat ou ce lot. Si oui, l'objet et l'état de la procédure doivent être précisés.

Et l'existence d'un fonds de travauxiÉpargne obligatoire depuis la loi ALUR (2014), minimum 5 % du budget annuel, destinée aux gros travaux futurs. Elle appartient au syndicat, pas au propriétaire — le vendeur ne peut pas la récupérer à la vente., la quote-part du lot, et la dernière cotisation versée par le vendeur.

Ce dernier point est souvent oublié. Or un acquéreur qui découvre après la signature qu'un litige existait et n'avait pas été mentionné peut se retourner contre le syndic. Prenez ça au sérieux.

Et si une nouvelle AG a eu lieu entre le questionnaire avant-contrat et la signature ? Les nouvelles décisions doivent figurer dans une section spécifique — avec le tableau des dates d'exigibilité. C'est ce qu'on appelle l'actualisation du documentiMise à jour de l'état daté si des événements significatifs sont intervenus depuis sa première délivrance — nouvelle AG, nouveaux travaux votés, litige nouveau. Le notaire peut la demander avant la signature définitive..

Le certificat de l'article 20 : un document à part, souvent mal compris

On le confond souvent avec l'état daté. C'est une erreur. Le certificat de l'article 20 est un document distinct, délivré séparément, au moment de la signature chez le notaire — pas avant.

Son rôle : attester si oui ou non le vendeur est à jour de toutes ses obligations financières envers le syndicat à la date exacte de la vente.

Deux cas possibles.

Le vendeur est à jour : le syndic dispense le notaire de l'envoi de l'avis de mutationiNotification officielle que le notaire envoie au syndic pour l'informer du changement de propriétaire. Elle déclenche le mécanisme de protection du syndicat en cas d'impayés. Prévue par l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965., à condition que la vente soit finalisée dans le mois. Simple et rapide.

Le vendeur n'est pas à jour : le syndic indique le montant exact du solde débiteur. Si ce solde n'est pas réglé avant la signature, le notaire est tenu d'envoyer un avis de mutation, et le syndicat peut faire opposition sur le prix de venteiLe syndicat bloque une partie du prix de vente chez le notaire jusqu'au règlement des sommes dues. Le vendeur ne perçoit rien tant que sa dette n'est pas soldée. C'est la garantie ultime du syndicat contre les impayés. pour récupérer ce qui lui est dû.

Ce mécanisme, prévu par l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965iLa loi du 10 juillet 1965 est le texte fondateur qui régit la copropriété en France. Son article 20 organise la protection du syndicat lors de toute vente de lot — c'est lui qui rend le certificat obligatoire et l'opposition sur le prix de vente possible., est la garantie ultime du syndicat. Si le vendeur a des impayés, le solde est prélevé directement sur le produit de la vente avant qu'il ne perçoive quoi que ce soit.

Deux points souvent méconnus. Le certificat n'est valable qu'un mois — si la signature est repoussée, il faut en refaire un. Et le facturer en supplément de l'état daté est illégal : les frais d'état daté couvrent l'ensemble, certificat compris.

Combien coûte l'état daté et qui le paie ?

Bonne nouvelle pour l'acquéreur : c'est le vendeur qui paie. C'est écrit noir sur blanc à l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965. Et le montant est plafonné à 380 € TTC, quel que soit le nombre de lots concernés par la même vente. Un seul état daté pour deux appartements vendus ensemble = toujours 380 € maximum.

Ce plafond date du décret n° 2020-153 du 21 février 2020. Il ne bougera pas de sitôt : le 17 mars 2026, le Conseil d'État a rejeté le recours de la FNAIM qui demandait une revalorisation au nom de l'inflation.

Pour vous, syndic bénévole : vous pouvez tout à fait facturer ces frais dans la limite légale. Ce montant est imputable au seul vendeur — il ne passe pas en charges courantes de la copropriété.

Un point à connaître : certains syndics professionnels facturent en plus un « pré-état daté ». Cette prestation n'est pas encadrée par la loi et son prix est libre — une astuce pour compenser le plafond de l'état daté. En tant que syndic bénévole, vous n'avez pas cette tentation, et ce n'est pas la moindre de vos qualités.

Délai de validité : un mois, pas un jour de plus

Attention, il faut distinguer deux choses.

Le certificat de l'article 20 a une validité stricte d'un mois. Au-delà, il est caduc. Si la vente est repoussée pour quelque raison que ce soit, il faut en refaire un — et revérifier le compte du vendeur, qui peut avoir évolué entre-temps.

L'état daté lui-même n'a pas de durée légale fixée en jours. Mais en pratique, il doit refléter la situation au plus près de la date de signature. Plus il est établi tôt, plus il risque d'être obsolète. C'est pour ça que le notaire peut demander une actualisation si des événements significatifs sont intervenus depuis — une nouvelle AG, des travaux votés, un litige nouveau.

Un conseil pratique : dès que le notaire vous contacte, répondez sans tarder. La loi ne fixe pas de délai précis pour délivrer l'état daté, mais un retard qui bloquerait la signature pourrait engager votre responsabilité civile.

Les 3 erreurs qui engagent la responsabilité du syndic

L'état daté est un document sur lequel le notaire, l'acquéreur et le vendeur s'appuient pour finaliser la vente. Une erreur n'est pas anodine. Voici les trois qui font le plus de dégâts.

1. Minorer les sommes dues par le vendeur

Si votre état daté indique 400 € de charges impayées alors qu'il en aurait fallu noter 1 400 €, le syndicat risque de ne pas pouvoir récupérer les 1 000 € manquants auprès de l'acquéreur. L'état daté fait foi entre les parties — le syndicat est lié par ce qu'il a certifié. Résultat : c'est le syndicat qui absorbe la perte, et les copropriétaires peuvent se retourner contre vous.

2. Omettre une procédure judiciaire en cours

Un acquéreur qui découvre après la signature qu'un litige existait peut engager une action en garantie. L'argument : s'il avait eu l'information, il aurait peut-être négocié autrement le prix, ou refusé la vente. Pensez aussi aux procédures qui concernent directement le lot vendu — pas seulement celles du syndicat dans son ensemble.

3. Délivrer un état daté incomplet qui bloque la vente

Un notaire qui constate une incohérence peut refuser de signer tant qu'elle n'est pas corrigée. Si ça entraîne un report de vente, des frais supplémentaires ou la caducité d'un crédit immobilier de l'acquéreur, votre responsabilité civile peut être recherchée.

La bonne habitude : relisez votre état daté comme si vous étiez l'acheteur. Est-ce que ça colle avec le compte individuel ? Avec les PV d'AG des derniers exercices ?

Conclusion

L'état daté, c'est l'un des rares moments où le syndic bénévole se retrouve dans la même position qu'un professionnel : même document, mêmes obligations, même responsabilité. Pas de passe-droit parce que vous êtes bénévole.

La bonne nouvelle, c'est que c'est un document structuré, avec une logique claire. Une fois qu'on a compris les trois parties et ce que chacune représente, on ne confond plus rien — ni avec le pré-état daté, ni avec le certificat de l'article 20.

Et si la complexité vous pèse, c'est exactement pour ça qu'on a conçu le générateur en haut de cette page.